○大阪南消防組合公文例規程
令和6年3月29日
規程第4号
(趣旨)
第1条 この規定は、大阪南消防組合(以下「消防組合」という。)における公文書に関し、必要な事項を定めるものとする。
(公文書の定義)
第2条 この規定において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、大阪南消防組合の職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 例規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定に基づき、大阪南消防組合議会(以下「組合議会」という。)の議決を経て制定し、管理者が公布するもの
イ 規則 法第15条及び第16条の規定に基づき、管理者が制定し、公布するもの
(2) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(3) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 組合議会の議決を経なければならない事件について、組合議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、管理者が議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(4) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 規程 管理者その他執行機関の長が所属の機関又は職員に対し、職務執行上の基本的事項等について命令するもの
イ 通達 特定の職にある者が、その職務権限に基づき、又は管理者の命により、各機関に対し、職務執行上の細目的事項、法規の運用方針等について指示し、又は命令するもの
ウ 達 権限に基づき、一方的に個人又は団体に対し、機関の意思(任免等を除く。)を示達するもの
エ 指令 個人又は団体からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権でこれらの者に対し特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(5) 争訟文書 行政不服審査法(平成26年法律第68号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する文書
(6) 契約文書 売買、交換、贈与、使用貸借、賃貸借、請負、委任状その他これらに類するもので相互に対立する2以上の当事者の意思の合致した内容を明らかにした文書
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対し答えるもの
ウ 諮問 一定の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を他の機関に取り次ぐもの
キ 副申 進達する文書に意見を添えるもの
ク 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ケ 報告 委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について同意を求めるもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
ス 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について処置を勧め、又は促すもの
セ 伺 事務の処理について上司の意思決定を受けるもの
ソ 復命 上司から命ぜられた任務の結果を報告するもの
タ 回覧 職員相互に見せるもの
チ その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に、用語は、公用文作成の要領(昭和27年内閣閣甲第16号)によること。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(3) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(4) 音読する言葉で意味の二様にとれるものはなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 公文書の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、普通文書、賞状、表彰状、感謝状等には、なるべく「ます」体を用いること。
(2) 文章の表現は、なるべく平明なものとすること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現を避け、簡潔な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令その他これに準じるものの規定により縦書きと定められるもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めているもの
(3) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第5条 公文書の例式については、おおむね別記の基準による。
附則
この規定は、令和6年4月1日から施行する。
別記
公文書の例式
1 条例
(1) 新制定の場合
ア 議案の書式
注 ×は1字分空けることを示す。以下同じ。
イ 公布の様式
(2) 全部改正の場合
ア 議案の書式
イ 公布の様式
制定の場合の例による。
(3) 一部改正の場合
ア 議案の書式
イ 公布の様式
制定の場合の例による。
(4) 廃止の場合
ア 議案の書式
イ 公布の様式
制定の場合の例による。
2 規則、規程
(1) 新制定の場合
注 規程については、一般住民に周知公表する必要があるものについて公布し、内部に対する訓令的なものについては公布を要しない。以下同じ。
(2) 全部改正の場合
(3) 一部改正の場合
(4) 廃止の場合
3 告示
4 指令
5 往復文
6 表彰状(感謝状)
注
1 標題は、用紙の中央に書く。
2 氏名は、標題の下に用紙のほぼ中央から書き、殿の後を1字分空ける。
3 表彰状(感謝状)には、句読点を付けない。
4 本文1行目の文字は、第1字目からとし、2行目の第1字目とそろえること。
5 管理者印は、管理者名の最後の文字の半分に掛かるように押すこと。