○大阪南消防組合文書取扱規程
令和6年3月29日
規程第9号
大阪南消防組合文書取扱規程(平成6年柏原羽曳野藤井寺消防組合規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第23条)
第4章 文書の施行(第24条―第26条)
第5章 文書の保管及び保存(第27条―第38条)
第6章 補則(第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、大阪南消防組合における文書管理の適正かつ事務の能率的な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 課等 消防局の課及び消防指令センター並びに消防署の課(分署及び出張所を含む。)をいう。
(2) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用い、保有しているものをいう。
(3) 完結文書 起案に係る事件の一切が完了したときの文書をいう。
(4) 保管文書 完結文書で保存するに至るまでの間、各課等において一定期間保管するものをいう。
(5) 保存文書 引継ぎ又は置換えをして、書庫又は書庫に準ずる所定の場所に一定の年限保存する文書をいう。
(6) 廃棄文書 保管文書又は保存文書のうち保存期間を経過してその必要性がなくなったため廃棄する文書をいう。
(7) 常用文書 各課等において常備し、執務上常に用いる文書をいう。
(8) 引継ぎ 完結文書を保管文書から保存文書へ移すことをいう。
(9) 置換え 各課等の長が完結文書を一定の年限保存するため所定の場所に置き換えることをいう。
(10) 文書管理システム 電子計算組織を用いて、文書及び簿冊に関する情報を登録し、文書の発生から保存又は廃棄までを管理するために組合内部の各課等をネットワークで結んだものをいう。
(11) 支援情報システム 高機能消防指令システムの構成機器であり、警防関係業務及び予防関係業務の処理を行うもので、ハードウェア、ソフトウェア及びネットワークで構成される仕組みをいう。
(文書管理の基本)
第3条 文書は、事務能率の向上に役立つよう円滑かつ適正に取り扱うとともに、大阪南消防組合情報公開条例(平成14年柏原羽曳野藤井寺消防組合条例第2号)の規定に基づき、公文書の公開に対応できるよう適正に管理しなければならない。
2 文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第30条第1項又は第31条第1項の規定により一部の規定が適用されず、又は読み替えて適用される場合を含む。)及び大阪南消防組合個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年柏原羽曳野藤井寺消防組合条例第1号)の規定に基づき、個人情報の漏えい、滅失及び損傷を防止するよう、細心の注意を払って取り扱わなければならない。
3 文書管理システムによる文書は、原則として文書管理システムにより文書管理を行うものとする。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、文書管理を適正かつ円滑に行うため必要があると認めるときは、課等における文書管理の実態を調査し、又は課等の長に報告を求め、若しくは改善のための指示を行う。
(課等の長の職務)
第5条 課等の長は、常にその所管に属する文書の適正かつ円滑な取り扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
2 課等の長は、大阪南消防組合情報公開条例(平成14年柏原羽曳野藤井寺消防組合条例第2号)の規定に基づく文書の公開・非公開区分を定めなければならない。
(文書取扱主任の指定)
第6条 課等に文書取扱主任を置き、課等の長が課等の庶務を担当する係の係長又は主査のうちから指定するものとする。
2 課等の長は、文書取扱主任を指定したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任の担任事務)
第7条 文書取扱主任は、課等の長の指示を受けて、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書の書式、用字、用語及び文例の適正化に関すること。
(5) 文書分類表並びに文書及び簿冊の登録に関すること。
(6) 電磁的記録媒体の適正な管理に関すること。
(7) その他文書管理の促進及び改善に関すること。
2 課等の文書取扱主任は、総務課長の指導及び指示に従って、課等における文書管理の適正な運営を図るものとする。
(帳簿)
第8条 総務部総務課(以下「総務課」という。)に例規番号簿(様式第1号)を置く。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受領及び配布)
第9条 到達した文書は、各課等において直接受領したものを除き、総務課において受領するものとする。
2 総務課において受領した文書は、関係課等に閉封のままで連絡箱に区分けすることにより配布するものとする。ただし、開封しないと配布先が判明しないときは、開封の上配布するものとする。
3 配付された文書が、各課等の主管外のものであるときは、直接他の課に転送することなく、直ちに総務課に返送しなければならない。
4 2以上の課等に関連する文書は、その関係の最も深いと認められる課等に配布するものとし、配布を受けた課等において他の関係課等に連絡しなければならない。
5 許可、認可、承認、確認、証明等に係る文書については、公文受発簿に代わるべき帳簿を設け、その処理経過を記録しなければならない。
2 課等の長は、収受文書のうち重要なものについては、消防局長、消防局次長、部長、消防指令センター長及び各署長に供覧する手続をとらなければならない。
(執務時間外における文書の取扱い)
第11条 執務時間外における文書の取扱いについては、当直責任者が収受し総務課に引き継がなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の取扱い)
第12条 到着文書のうちで郵便料金の未納又は不足があるものは、私用に関すると認められるものを除き、総務課長が必要であると認めるものに限り、その料金を支払って当該文書を収受することができる。
(電磁的記録の受信等)
第13条 電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うことができる。
2 課等において受信した電磁的記録については、文書管理システム等に必要事項を登録するものとする。
4 受信した電磁的記録については、受付印(様式第4号)の押印を省略することができる。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第14条 文書の処理は、全て課等の長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の指示)
第15条 課等の長は、収受の手続を終えた文書について、処理の方針、担当係及び処理期限を示して担当係長に回付しなければならない。
2 担当係長は、処理の具体的な方法を示して当該文書を担当者に回付しなければならない。
3 文書管理システム等に登録された文書については、担当者は、決裁完了、施行完了等適当な時点で、文書管理システム等に決裁日、施行日等を入力しなければならない。
4 決裁等の処理を必要とせず供覧のみで完結する文書については、供覧を終えたときに供覧日を入力しなければならない。
(起案の方法)
第16条 文書の起案は、次に掲げる場合を除き、起案用紙(様式第6号)を用いて行わなければならない。
(1) 財務会計システムによる帳票を用いるとき。
(2) 定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であって、総務課長とあらかじめ協議して定めた用紙又は簿冊により起案できるとき。
2 文書の起案を行うときは、文書管理システム等に必要事項を登録しなければならない。
(起案文書の作成)
第17条 文書の起案は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 内容のよく分かる標題を付け、分かりやすく簡潔にし、必要に応じて箇条書にすること。
(2) 必要に応じ、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係文書、参考資料(電磁的記録等を含む。)等を添付すること。
(3) 経費を伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。
(4) 文書の用字、用語、文体、書式等については、大阪南消防組合公文例規程(令和6年大阪南消防組合規程第4号)の定めるところによること。
(5) 定例又は軽易な事案を除き、準拠法令その他参考事項を付記し、起案が収受文書に基づく場合は、関係書類を添付し、起案の根拠理由等を明らかにしておくこと。
(文書の記号)
第18条 文書の記号は、「大南消」の次に所管課又は署の頭文字1字加えたものとする。ただし、これが実情と合わないときは、総務課長と協議の上、変更することができる。
2 条例、規則、規程、達、公告、告示及び指令に係る文書の記号は、当該文字の前に「大阪南消防組合」を加えたものとする。ただし、指令の場合は、「大阪南消防組合指令」の次に所管課又は署の頭文字1字を加えたものとする。
(文書の番号)
第19条 文書には、次に定めるところにより文書番号を付するものとする。ただし、軽易なもの及び契約文書、賞状その他文書番号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。
(1) 前条第1項の文書の番号は、記号ごとに会計年度を通じて一連番号とし、同一事件の往復には終始同一番号を用いなければならない。ただし、翌年度にわたる継続事件については、翌年度の公文受発簿に移記し、摘要欄にその旨を記載すること。
(2) 前条第2項の文書の番号は、記号ごとに暦年を通じて一連番号とする。
(発信者名)
第20条 文書の発信者名は、管理者名、消防長名、消防局長名又は消防署長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、消防組合名、消防局名、消防署名、部課名(消防指令センターを含む。)、部課長名(消防指令センター長を含む。)又は職名を用いることができる。
2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課の名称、職名、氏名及び電話番号を記録するものとする。
(起案文書の審査)
第21条 起案文書は、次に掲げる事項について課等の文書取扱主任の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。
(1) 起案文書の件名、起案年月日、文書の記号及び番号
(2) 別に定める文書分類表に基づく文書分類コード及び保存年限
(3) 決裁権者及び決定権の根拠
(4) 個人情報の有無
(5) 大阪南消防組合情報公開条例(平成14年柏原羽曳野藤井寺消防組合条例第2号)の規定に基づく文書の公開・非公開区分
(6) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の形式、用字、用語等課等の長が指定する事項
2 文書取扱主任は、前項の審査の結果、適正と認めるときは、確認印を押さなければならない。
(回議及び合議)
第22条 起案文書の回議及び合議については、大阪南消防組合事務決裁規程(令和6年大阪南消防組合規程第14号)に定めるもののほか、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。
(2) 回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。
(3) 起案文書のうち重要なもの若しくは秘密の取扱いを要するもの又は特に急を要するもので、持ち回りを必要とするときは、起案文書の内容を説明できる者が持ち回らなければならない。
(4) 回議又は合議の結果、起案文書の内容を廃案し、又は変更した場合は、回議又は合議の終わった関係課等の長、決裁権者等に通知しなければならない。
(未完結文書の処理の促進)
第23条 課等の長は、文書取扱主任に文書管理システム等を点検させ、文書処理の促進を図らなければならない。
第4章 文書の施行
(公印の押印)
第24条 施行を要する文書で浄書したものについては、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印及び契印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書その他文書の性質又は内容により公印又は契印の押印を要しない文書については、公印若しくは契印又はその両方の押印を省略する。
3 公印の使用は、大阪南消防組合公印規則(平成4年柏原羽曳野藤井寺消防組合規則第4号)によるものとする。
(文書の発送)
第25条 文書の発送は、直接発送の必要があるものを除き、総務課又は各消防署の消防課において郵送するものとする。
2 書留取扱(特定記録等を含む。)の文書の発送は、日本郵便株式会社所定の書留郵便物受領証に必要事項を記入するものとする。
3 郵便によるほか、大阪府との逓送便その他経済的な通信の手段があるときは、これを積極的に活用しなければならない。
4 文書の発送が済んだものについては、起案用紙の施行・発送日欄に施行・発送日を記入するとともに、文書管理システム等に施行日を入力しなければならない。
(電磁的記録の送信等)
第26条 電磁的記録の送信は、通信回線を利用して行うことができる。
第5章 文書の保管及び保存
(文書整理の原則)
第27条 課等の長は、文書を常に整理し、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(保管文書の整理点検)
第28条 課等の長は、毎年、総務課長が指定する時期に保管文書の整理点検を行わなければならない。
2 課等の長は、保管文書の整理について総務課長の指示があった場合には、その指示によらなければならない。
(文書の分類)
第29条 文書の分類については、消防局長が別に定める。
(完結文書の編集及び保管)
第30条 完結文書の編集及び保管は、次に掲げるところによる。
(1) 文書分類表に基づき完結日順に編集すること。
(2) 暦年で編集する必要のあるものを除き、会計年度ごとに編集すること。
(3) 前号の規定によりがたいときは、総務課長と協議すること。
(4) 会計年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した会計年度に編集すること。
(5) 2以上の編集に関係のある文書は、その関係が最も深い分に編集すること。
(6) 編集した文書は、各課等において保存する。
(7) 簿冊の厚さは、原則として10センチメートル以下とし、必要に応じて数年度分を合冊し、又は1年度分を分冊すること。
(8) 簿冊に表紙及び背表紙(様式第7号)を付し、年度、保存期間、廃棄予定年度、簿冊名称、簿冊番号、担当課名その他必要な事項を記載すること。
(9) 必要に応じて総務課所定のフラットファイル又は保存箱を使用し、前号に規定する必要な事項を記載すること。
(10) 各課等の職員以外の者は、課等の長の承認を得なければ書庫に立入り又は書庫の文書を持ち出してはならない。
(11) 書庫は、常に清潔を保ち、整理整頓し、湿気を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
2 完結文書は、文書の発生した課等において3年間保管するものとし、保管終了後、引継ぎ又は置換えを行うものとする。ただし、3年間保管しがたい場合は、総務課長に協議しなければならない。
(文書目録の添付等)
第31条 課等の長は、前条の規定により編集した簿冊に、年度又は暦年ごとに文書管理システム等で出力した文書目録を添付しなければならない。
(文書の引継ぎ等)
第32条 課等の長は、保管期間が終了した文書を4月30日までに文書管理システム等に引継処理を登録し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、各施設等にあっては、当該施設等の長があらかじめ指定した場所に置き換えて保存するものとする。
2 課等で保管期間が終了した文書を延長して保管しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。
(引継ぎ文書の審査)
第33条 総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、その区分、製冊、保存年限等の適否について審査しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による審査の結果不適当なものがあるときは、その修正又は補充を求めることができる。
(文書の保存期間)
第34条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのある場合を除き、次の各号に定める5種とし、その計算は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、翌年1月1日から起算する。
(1) 第1種 30年以上
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 歳入又は歳出に係る文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌年度の6月1日から起算する。
3 文書の保存期間は、消防局長が別に定める保存期間の基準に基づき総務課長及び関係する課等の長と協議して保存期間を定めるものとする。
(保存文書の借覧及び閲覧)
第35条 執務のため保存文書の借覧又は閲覧をしようとするときは、必要とする文書の課等の長に申出なければならない。
2 前項の規定による文書の借覧期間は、7日以内とし、その期間を経過してなお引き続き借覧する必要があるときは、課等の長の承認を得なければならない。
3 課等の長は、必要があると認めるときは、保存文書の閲覧を拒否し、又はすでに閲覧中の文書の返還を求めることができる。
4 保存文書を紛失又は汚損したときは、閲覧者は、直ちに課等の長に報告しなければならない。
(禁止事項)
第36条 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、添削し、又は他に転貸してはならない。
(保存文書の紛失等)
第37条 保存文書を紛失し又は汚損したときは、文書紛失(汚損)届出書(様式第8号)を総務課長に提出しなければならない。
(文書の廃棄)
第38条 総務課長は、保存期間が満了した文書の廃棄の決定を行い、適正に処分しなければならない。
2 課等の長は、保存期間が満了した保管文書及び保存文書に係る文書管理システム等の廃棄処理の登録を4月30日までに行い、総務課長の指定する日に廃棄するものとする。
3 総務課長は、保存期間が満了した保管文書及び保存文書のうち、保存期間を延長して保管又は保存する必要があると認めるときは、関係する課等に文書管理システム等の廃棄延長の登録をさせるとともに、簿冊又は文書保存箱の記載内容の修正をさせるものとする。
第6章 補則
(その他)
第39条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、消防局長が別に定める
附則
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
